EUROPEJSKI KODEKS DOBREJ ADMINISTRACJI

Artykuł 1
Przepisy ogólne

W swoich kontaktach z jednostką instytucje i ich urzędnicy przestrzegać
będą zasad zapisanych w Kodeksie dobrej praktyki administracyjnej
(zwanym w dalszym ciągu „Kodeksem”).

Artykuł 2
Podmiotowy zakres obowiązywania

1. Kodeks obowiązuje wszystkich urzędników i pozostałych funkcjonariuszy
w ich kontaktach z jednostką, którzy objęci są statusem urzędnika
i w odniesieniu do których obowiązują warunki zatrudniania pozostałych
funkcjonariuszy. Pojęcie „urzędnika” dotyczy w dalszym ciągu zarówno
urzędników, jak i pozostałych funkcjonariuszy.
2. Instytucje i ich administracje podejmą niezbędne działania w celu
zapewnienia stosowania przepisów niniejszego Kodeksu również przez
osoby działające na ich rzecz, np. przez osoby zatrudniane w ramach
umów cywilnoprawnych, rzeczoznawców oddelegowanych przez krajowe
służby publiczne i praktykantów.
3. Pojęcie „jednostka” obejmuje osoby fizyczne i prawne niezależnie od tego,
czy ich miejsce zamieszkania lub zarejestrowanej siedziby znajduje się na
terytorium jednego z państw członkowskich czy też nie.
4. W rozumieniu niniejszego Kodeksu
a) pojęcie „instytucji” obejmuje instytucje lub organy Wspólnot;
b) pojęcie „urzędnika” obejmuje urzędników lub pozostałych funkcjonariuszy
Wspólnot Europejskich.

Artykuł 3
Rzeczowy zakres obowiązywania

1. Niniejszy Kodeks zawiera ogólne zasady dobrej praktyki administracyjnej
znajdujące zastosowanie w odniesieniu do całości kontaktów instytucji
i ich administracji z jednostką, chyba że kontakty te podlegają
specyficznym przepisom.
2. Zasady przedstawione w niniejszym Kodeksie nie obowiązują
w odniesieniu do relacji między instytucją a zatrudnionymi w niej
urzędnikami. Te stosunki podlegają przepisom o statusie urzędników.

Artykuł 4
Zasada praworządności

1.Urzędnik działa zgodnie z zasadą praworządności, stosuje uregulowania
i procedury zapisane w prawnych przepisach Wspólnot. Urzędnik zwraca
w szczególności uwagę na to, aby decyzje dotyczące praw lub interesów
jednostek posiadały podstawę prawną, a ich treść była zgodna
z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Artykuł 5
Zasada niedyskryminowania

1. Przy rozpatrywaniu wniosków jednostek i przy podejmowaniu decyzji
urzędnik zapewni przestrzeganie zasady równego traktowania. Pojedyncze
osoby znajdujące się w takiej samej sytuacji będą traktowane w
porównywalny sposób.
2. W przypadku różnic w traktowaniu urzędnik zapewni, aby to nierówne
traktowanie było usprawiedliwione obiektywnymi, istotnymi właściwościami
danej sprawy.
3. Urzędnik powstrzyma się w szczególności od wszelkiego nieusprawiedliwionego
nierównego traktowania osób fizycznych ze względu na ich
narodowość, płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne,
cechy genetyczne, język, religię lub wyznanie, przekonania polityczne lub
inne; przynależność do mniejszości narodowej, posiadaną własność,
urodzenie, inwalidztwo, wiek lub preferencje seksualne.

Artykuł 6
Zasada współmierności

1. W toku podejmowania decyzji urzędnik zapewni, że przyjęte działania
pozostaną współmierne do obranego celu. Urzędnik będzie w szczególności
unikać ograniczania praw obywateli lub nakładania na nich obciążeń,
jeżeli ograniczenia te lub obciążenia byłyby niewspółmierne do celu
prowadzonych działań15.
2. W toku podejmowania decyzji urzędnik zwróci uwagę na stosowne
wyważenie spraw osób prywatnych i ogólnego interesu publicznego.

Artykuł 7
Zakaz nadużywania uprawnień

1.Z uprawnień urzędnik może korzystać wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla
których uprawnienia te zostały mu powierzone mocą odnośnych przepisów.
Urzędnik odstąpi w szczególności od korzystania z uprawnień dla osiągnięcia
celów, dla których brak jest podstawy prawnej lub które nie mogą być
uzasadnione interesem publicznym.

Artykuł 8
Zasada bezstronności i niezależności

1. Urzędnik działa bezstronnie i niezależnie. Urzędnik powstrzyma się od
wszelkich arbitralnych działań, które mogą mieć negatywny wpływ na
sytuację pojedynczych osób, oraz od wszelkich form faworyzowania, bez
względu na motywy takiego postępowania.
2. Na postępowanie urzędników nie będzie miał wpływu, w żadnym czasie,
interes osobisty, rodzinny lub narodowy, ani też nie będzie wpływać presja
polityczna. Urzędnik nie będzie uczestniczył w podejmowaniu decyzji,
w której on lub bliski członek jego rodziny miałby interes finansowy.

Artykuł 9
Zasada obiektywności

1.W toku podejmowania decyzji urzędnik uwzględni wszystkie istotne czynniki
i przypisze każdemu z nich należne mu znaczenie; nie uwzględnia się żadnych
okoliczności nie należących do sprawy.

Artykuł 10
Zgodne z prawem oczekiwania oraz konsekwentne działanie i doradztwo

1. Urzędnik działa konsekwentnie w ramach swojej praktyki
administracyjnej i w swoim stosunku do działalności administracyjnej
instytucji. Urzędnik przestrzega obowiązujących w instytucji praktyk
administracyjnych, o ile nie istnieją uzasadnione powody, które
usprawiedliwiałyby odejście w indywidualnym przypadku od tych praktyk.
Te powody należy przedstawić na piśmie.
2. Urzędnik uwzględnia uzasadnione i słuszne oczekiwania jednostki, które
wynikają z działań podejmowanych przez daną instytucję w przeszłości.
3. W razie potrzeby urzędnik służy jednostce poradą dotyczącą możliwego
sposobu postępowania w sprawie wchodzącej w zakres jego działania oraz
dotyczącą pożądanego sposobu rozstrzygnięcia sprawy.

Artykuł 11
Zasada uczciwości

1.Urzędnik powinien działać bezstronnie, uczciwie i rozsądnie.

Artykuł 12
Zasada uprzejmości

1. W swoich kontaktach z jednostką urzędnik pozostaje usługodawcą
i zachowuje się właściwie, uprzejmie i pozostaje dostępny. Odpowiadając
na korespondencję, rozmowy telefoniczne i pocztę elektroniczną (e-mail),
urzędnik stara się być możliwie jak najbardziej pomocny i udziela
odpowiedzi na skierowane do niego pytania możliwie jak najbardziej
wyczerpująco i dokładnie.
2. Jeżeli urzędnik nie jest właściwy w danej sprawie, kieruje obywatela do
urzędnika właściwego.
3. W przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interes jednostki
urzędnik przeprasza za to i stara się skorygować negatywne skutki
popełnionego przez siebie błędu w jak najwłaściwszy sposób, informując
o ewentualnych możliwościach odwołania się zgodnie z art. 19 Kodeksu.

Artykuł 13
Zasada odpowiadania na pisma w języku obywatela

1.Urzędnik zapewni, że każdy obywatel Unii lub każda pojedyncza osoba, która
zwróci się na piśmie do instytucji w jednym z języków traktatu, otrzyma
odpowiedź w tym samym języku. Zasada ta obowiązuje także w miarę
możliwości do osób prawnych, jak i stowarzyszeń (organizacji
pozarządowych) oraz podmiotów gospodarczych.

Artykuł 14
Potwierdzenie odbioru i podanie nazwiska właściwego urzędnika

1. W terminie dwóch tygodni wydaje się potwierdzenie odbioru każdego
pisma skierowanego do instytucji lub każdego skierowanego do niej
zażalenia, chyba że w tym terminie można przekazać merytorycznie
uzasadnioną odpowiedź.
2. W odpowiedzi lub potwierdzeniu odbioru podaje się nazwisko i numer
telefonu urzędnika zajmującego się daną sprawą oraz stanowisko
służbowe.
3. Nie ma konieczności przekazywania potwierdzenia odbioru ani odpowiedzi
w przypadkach, w których pisma lub zażalenia spełniają znamiona
nadużycia ze względu na ich nadmierną ilość, ciągłe powtarzanie lub
bezsensowny charakter.

Artykuł 15
Zobowiązanie do przekazania sprawy do właściwej jednostki organizacyjnej instytucji

1. W przypadku skierowania lub przekazania adresowanego do instytucji
pisma lub zażalenia do dyrekcji generalnej, dyrekcji lub wydziału, które
nie są upoważnione do rozpatrzenia pisma lub zażalenia, ich jednostki
organizacyjne zapewnią, że akta niezwłocznie zostaną przekazane do
właściwej jednostki organizacyjnej instytucji.
2. Jednostka organizacyjna, do której pierwotnie wpłynęło pismo lub
zażalenie, informuje jego autora o dalszym przekazaniu sprawy, podając
przy tym nazwisko i numer telefonu urzędnika, do którego akta zostały
skierowane.
3. Urzędnik zwróci uwagę osób lub innych jednostek na ewentualne błędy i
braki w dokumentach, dając im możliwość ich skorygowania.

Artykuł 16
Prawo wysłuchania i złożenia oświadczeń

1. W przypadkach, dotyczących praw lub interesów jednostek, urzędnik
zapewni respektowanie praw do obrony na każdym etapie postępowania
zmierzającego do wydania decyzji.
2. W przypadkach, w których może zostać wydana decyzja dotycząca praw
lub interesów jednostki, ma ona prawo przed podjęciem decyzji
przedstawić swoje uwagi na piśmie i w razie potrzeby przedstawić ustnie
swoje spostrzeżenia.

Artykuł 17
Stosowny termin podjęcia decyzji

1. Urzędnik zapewni, że w sprawie każdego wniosku lub każdego zażalenia
skierowanego do instytucji zostanie podjęta decyzja w stosownym terminie,
niezwłocznie, i w żadnym razie nie później niż w dwa miesiące od daty
wpływu tego wniosku lub zażalenia. Takie samo uregulowanie obowiązuje
w odniesieniu do odpowiedzi na pisma jednostek i do przekazywania
odpowiedzi na informacje administracyjne przekazywane przez urzędnika
swoim przełożonym wraz z prośbą o wydanie poleceń w sprawie podjęcia
koniecznych decyzji.
2. Jeżeli ze względu na złożony charakter sprawy decyzja w sprawie wniosku
lub zażalenia nie może zostać wydana w podanym powyżej terminie,
urzędnik przekaże wnoszącemu stosowną wiadomość możliwie jak
najszybciej. W takim wypadku o ostatecznej decyzji należy poinformować
wnoszącego w możliwie najkrótszym terminie.

Artykuł 18
Obowiązek uzasadnienia decyzji

1. W odniesieniu do każdej wydanej przez instytucję decyzji, która może
mieć negatywny wpływ na prawa lub interesy jednostki, należy podać
powody, na których opiera się wydana decyzja; w tym celu należy
jednoznacznie podać istotne fakty i podstawę prawną podjętej decyzji.
2. Urzędnik odstępuje od wydania decyzji, które opierałyby się na
niewystarczających lub niepewnych podstawach i które nie zawierałyby
indywidualnej argumentacji.
3. W przypadku, kiedy ze względu na dużą liczbę jednostek, których dotyczą
podobne decyzje, nie ma możliwości podania szczegółowych powodów
podjętej decyzji i w związku z tym przekazuje się odpowiedzi standardowe,
urzędnik zapewni, że w terminie późniejszym dostarczy indywidualną
argumentację obywatelowi21, który zwróci się z wyraźną odnośną prośbą.

Artykuł 19
Informacja o możliwościach odwołania

1. Wydana przez instytucję decyzja, która może mieć negatywny wpływ na
prawa lub interesy, zawiera informację o możliwościach jednostki złożenia
odwołania od wydanej decyzji. Podaje się w szczególności rodzaj środków
odwoławczych, organy, do których możne je wnosić oraz terminy ich
wnoszenia.
2. W decyzjach należy zamieścić w szczególności adnotację o możliwości
wszczęcia postępowań sądowych oraz skierowania zażaleń do rzecznika
praw obywatelskich zgodnie z warunkami ustalonymi w art. 230 i 195
traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

Artykuł 20
Przekazanie podjętej decyzji

1. Urzędnik zapewni, że decyzje dotyczące praw lub interesów jednostek,
zostaną przekazane zainteresowanym jednostkom na piśmie natychmiast
po podjęciu tychże decyzji.
2. Urzędnik powstrzyma się od powiadomienia innych jednostek o podjętej
decyzji dopóty, dopóki nie zostanie powiadomiona o tej decyzji jednostka,
której decyzja dotyczy.

Artykuł 21
Ochrona danych

1. Urzędnik wykorzystujący dane osobowe obywatela uwzględnia sferę
prywatności i nietykalność osobistą zgodnie z postanowieniami
rozporządzenia (EWG) 45/2001 o ochronie osób fizycznych przy
przetwarzaniu danych osobowych przez organy i instytucje Wspólnoty
oraz o swobodnym obrocie danymi22.
2. Urzędnik zaniecha w szczególności przetwarzania danych osobowych do
celów bezprawnych oraz zaniecha przekazania takich danych osobom
nieuprawnionym.

Artykuł 22
Prośba o udzielenie informacji

1. O ile urzędnik jest odpowiedzialny za daną sprawę, udostępni on
jednostkom żądane przez nie informacje. Przy odpowiedniej sposobności
urzędnik wyda w zakresie swoich kompetencji zalecenia wszczęcia
postępowania administracyjnego. Urzędnik zapewni, że przekazana
informacja będzie jasna i zrozumiała.
2. Jeżeli zgłoszona ustnie prośba o udzielenie informacji jest zbyt
skomplikowana lub zbyt obszerna, urzędnik zasugeruje zgłaszającemu
sformułowanie wniosku na piśmie.
3. Jeżeli urzędnik nie może udostępnić żądanej informacji ze względu na jej
poufny charakter, poinformuje on daną jednostkę zgodnie z art. 18
niniejszego Kodeksu o przyczynach, dlaczego nie może przekazać
żądanych informacji.
4. Prośby o udzielenie informacji w sprawach, za które dany urzędnik nie jest
odpowiedzialny, przekazuje on do właściwej osoby, podając zgłaszającemu
nazwisko i numer telefonu tej osoby. Prośby o udzielenie informacji
dotyczących innej instytucji lub innego organu Wspólnoty urzędnik
przekazuje do tej instytucji lub tego organu.
5. W razie potrzeby urzędnik skieruje jednostkę, która wystąpiła z prośbą
o udzielenie informacji, w zależności od przedmiotu sprawy do jednostki
organizacyjnej instytucji, która jest właściwa do udzielenia informacji.

Artykuł 23
Wnioski o umożliwienie dostępu do publicznych dokumentów

1. Urzędnik rozpatruje wnioski o umożliwienie dostępu do publicznych
dokumentów zgodnie z uregulowaniami przyjętymi przez instytucję
i zgodnie z ogólnymi zasadami i ograniczeniami określonymi
w rozporządzeniu (EWG) 1049/200126.
2. Jeżeli urzędnik nie może spełnić ustnej prośby o umożliwienie publicznego
dostępu do dokumentów, zasugeruje on zainteresowanym sformułowanie
przez nich stosownego wniosku na piśmie.

Artykuł 24
Prowadzenie rejestrów

1.Jednostki organizacyjne instytucji są zobowiązane do prowadzenia
stosownych rejestrów poczty wchodzącej i wychodzącej, przekazywanych im
dokumentów i podję-tych przez nie działań.

Artykuł 25
Informacja o Kodeksie

1. Instytucja podejmie skuteczne działania na rzecz poinformowania
jednostki o prawach, jakie przysługują jej w ramach niniejszego Kodeksu.
Instytucja udostępni treść Kodeksu w zależności od posiadanych
możliwości w formie elektronicznej na głównej stronie swojego portalu
internetowego.
2. W imieniu wszystkich instytucji Komisja opublikuje Kodeks i rozprowadzi
go w postaci broszury wśród obywateli.

Artykuł 26
Prawo złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

1.Od wszelkich zaniedbań dotyczących wypełnienia zasad przedstawionych
w niniejszym Kodeksie, których dopuści się instytucja lub urzędnik, można
złożyć zgodnie z art. 195 traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską
i zgodnie ze statutem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich27 skargę
do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Artykuł 27
Kontrola stosowania

1.Po dwóch latach stosowania każda instytucja skontroluje sposób wykonywania
przez siebie postanowień Kodeksu. O wynikach tej kontroli instytucja
ta powiadomi Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.